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(内训)为虎添翼—资深行政助理培训

编号:203781
为虎添翼—资深行政助理培训,旨在使学员学会奠定非领导的“领导”地位,策划和组织大型会议与活动,明确资深行政助理必须掌握的各项行政专业知识,提升公文写作方法与技巧,正确管理情绪与排解压力,了解不同风格的沟通方式,提升高效沟通技巧,提高关系协调能力。
行政助理行政

课程对象

有工作经验的行政管理人员

为虎添翼—资深行政助理培训课程特色与背景

    课程意义:
    想成为上司的得力助手,却不知如何才能做得优秀?看着上司每日繁忙,想辅助他做更多的工作,却不知如何下手?面对上司,却不知自己在他心目中的价值是多少?辅助上司的工作,很多时候不知道如何去行使“权力”?遇到跨部门的沟通、协调问题,总是困难重重?整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,如何让行政管理工作更有效率?想快速提升行政管理能力,却苦于没有专项的培训课程?为此,我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程,通过两天的集中训练,全方位提升行政管理人员的认知水平和实操能力。

课程收益:
1.明确资深行政助理必须掌握的各项专业知识
2.了解不同风格的沟通方式,提升高效沟通技巧,提高关系协调能力
3.学会奠定非领导的“领导”地位
4.提升公文写作方法与技巧
5.策划和组织大型会议与活动
6.正确管理情绪与排解压力

课程大纲

课程大纲:
第一讲:专业秘书/助理的角色认知
一、专业秘书/助理的定义与职业价值
1.行政人员的角色扮演:管家、助手、人际
2.企业需要什么样的行政人员
二、认清秘书/助理的十四项职责
三、专业秘书/助理必备的技能与素质
四、准确自我定位
1.初级:事务性文员
2.中级:事务性文员+协助管理
3.高级:独立管理+事务处理
五、专业秘书/助理的工作法则
1.摆正位置
2.积极主动
3.细心准确
4.严守机密
5.诚恳有礼

第二讲:如何提升文秘工作效率
一、高效率的文档管理技巧
1.文档管理的方法、原则及流程
2.高效名片管理——大大提升老板业务能力
3.如何运用信息科技进行客户关系管理
4.高效助理秘书必备之文书管理技巧
5.如何成为全方位信息整合工作者
二、如何为上司与自己管理时间
1.80/20原理的应用
2.优先级的排定
3.避免秘书人员的时间管理陷阱
4.如何优化上司的时间安排

第三讲:办公室综合管理
一、办公室管理制度的建立与推行
1.大型企业和中小型企业办公室管理制度的区别
2.如何制定具体的管理制度:5大要素
案例:《固定资产管理制度》
二、办公室环境管理
1.办公环境要素:绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调
2.5S管理
互动:现场5S管理
3.办公室布置原则:规范与美观的平衡
案例:《这样的办公室,能做得更好些吗?》
三、办公文档、办公设施与日常用品的管理
1.不同文档的具体管理方法:信件、文书、电子文档、名片等
2.办公设备和公共设施的日常管理
3.文具等办公用品的采购和预算
4.固定资产管理
四、后勤岗位员工管理
难有亮点却容易有纰漏的工作节点:前台、车辆、食堂、保安、清洁、医务、杂志
五、公共关系管理
1.如何与媒体共舞:自媒体、网络媒体下的新变化
2.如何与政府沟通:八项规定和六项禁令后
3.面对突发公关事件的软处理与硬处理

第四讲:专业秘书/助理人际沟通技巧
一、DISC沟通风格及其优势和局限
诊断测试:我是哪种沟通风格?
1.DISC之D型:驾驭型/老虎型
2.DISC之I型:表达型/孔雀型
3.DISC之S型:亲和型/考拉型
4.DISC之C型:分析型/猫头鹰型
案例:《在期限内发送重要文件》
小组讨论:如何与不同风格的人沟通
5.分析及总结四种风格沟通策略
二、如何与上司沟通
1.只有懂领导才能帮领导
案例:《部长的杯子》,《郭总的工作计划》,《气头上的邮件》
2.如何取得上司的信任
1)保持主动和良好的沟通
案例:《视觉型、听觉型、感觉型的领导》
2)对主管的地位和能力表示敬意
情景演练:请假
3.如何领会上司的意图
4.如何提建设性意见:站在领导的位置想问题
情景练习:新的北方大区总经理,谁该去德国?
5.多领导沟通技巧
三、如何与同事沟通
1.发展“人际联盟”
案例:《新宁的推荐信》,《欠我的人越多,帮我的人越多》
2.避免政治性错误
案例:《姚明的退役演讲》
3.实力是最坚固的权力基础
1)忠诚比能力更重要
2)累积专业实力,创造自身价值
案例:《没有上下级关系,如何让各部门配合》
情景演练:跨部门沟通之质检部与研发部
四、如何与下属沟通
1.BEST STEP反馈法
2.正面反馈:赞美法
3.负面反馈:建设性批评
案例:《遥控开车》,《杰克韦尔奇的纸条》
五、如何与客户沟通
1.记住客户的名字
2.关键时刻的关心
3.站在客户的角度
情景正反演练:我需要那个配件

第五讲:企业实用公文写作
一、公文写作概述
1.公文的类别和行文关系
2.公文写作四大原则
3.公文写作六大步骤
1)制定行动目标:主动目标与被动目标
2)决定正式程度:公文正式程度由什么来体现?
3)设定总体风格:公文的游说矩阵
4)选择层次结构:连贯式、并列式、分析问题式等
5)列出大纲:提纲法和辐射法
6)撰写初稿
4.公文写作的规范:格式、时间、空间、职务、数字、层次及计量单位等
案例:《常见错误解析》
二、企业常用公文的写作
8类不同公文的性质和作用
1.通知:国务院通知
2.请示与报告:
1) 相同之处
2) 不同之处
3.批复:具体的答复意见
4.函:
1) 邀请函
2) 感谢函
3) 复函等
5.会议纪要:
1) 摘要记录
2) 详细记录
6.工作总结:《外商协会工作总结》的巧妙之处
7.工作计划:
1) 目标
2) 措施
3) 步骤
8.演讲稿:开头、主体和结尾
三、简洁有效地使用电子邮件
1.书写原则:KISS
2.书写技巧:发送对象、标题、内容、签名栏
3.电子邮件沟通礼仪
四、制作专业的工作简报(PPT)
1.明确目标、分析听众
2.设定逻辑:金字塔写作原则
3.如何选用文字、图表和动画让PPT更精彩
4.演示PPT:开场白和结束语
5.巧妙帮助上司熟悉PPT

第六讲:有效的会议/活动管理
一、导致会议低效的原因
1.长期以来我们都是怎么开会的?
案例:“开会比较烦”的小王
2.企业会议常见的问题:参而不议,议而不决,决而不行,行而无果
3.原因如下:认识不到,重视不够,准备不足,组织不好,技巧不佳,落实不力
二、高效会议前的准备工作
1.是否需要开会?
1)不需要开的“五种会”
2)必须要开的“五种会”
案例:生产车间着火了要开什么会?
2.准备工作的重要性
1)会议准备的5W1H
2)会议准备内容核对单
3)会场布置的准备
4)主持人的4个准备工作
三、成功会议中的五大策略
1.如何做开场白
情景模拟:主持人的开场白
2.如何分配发言时间
3.如何掌握议事进度
4.如何达成会议决策
1)彼德•德鲁克决策法
2)4种群体决策:权威、少数服从多数、共识、无异议
3)4种团队决策法
案例分析:《工艺重组的讨论会》
5.如何圆满结束会议
四、如何成为优秀的会议主持人
1.把控好会议的三个阶段
1)开始阶段——热身
2)进行阶段——热炒
3)收尾阶段——热心
2.如何应对会议中发生的意外
3.如何对付与会群体中的“刺儿头”
情景模拟:《公司活动筹备会议》
五、会议记录与会后跟进
1.会议记录者的功能和胜任条件
2.对会议记录的建议
3.如何进行会后跟进
4.自我评定
5.如何提高下次会议质量
六、项目性活动的管理
1.项目管理内容
2.大型活动的关键节点控制
3.常规活动如何推陈出新
讨论:那些年我们组织过的活动

第七讲:情绪与压力管理
一、情商是什么?
二、工作情商的18项能力
心理测试:你的情商高不高?
三、如何提高自我情绪觉察力
1.辨识情绪:情绪来自于想法
案例分析:《开会迟到了》
2.情商高手的沟通黄金法则:先处理心情,再处理事情
讨论:你遇到过的情商高手
四、如何处理工作上的负面情绪
1.愤怒管理的秘诀
情景练习:SCC法则
2.如何管理压力
心理测试:你的压力指数
情景练习:大脑SPA
五、遇到挫折,如何自我激励
1.如何建立乐观思维
情景练习:乐观三部曲
2.心情愉快的行政人员带来高效团队业绩

最后:结束语
一、分享与回顾
二、行动计划
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